Možemo li predvidjeti da li je aplikant spreman da u potpunosti učestvuje u projektu? Uprkos detaljnim procedurama prijave, koje uključuju provjeru prihvatljivosti, finansijsku procjenu i formalne ugovore, projekti se često suočavaju sa aplikantima koji ne ispune očekivanja u vezi sa učešćem. Zašto se to dešava i možemo li to izbjeći?
Projekti moraju postići definisane ciljeve, ali i slijediti procedure. Kada se, na primjer, u projekat uključuje mala ili srednja preduzeća (MSP), obično se primjenjuje neka procedura, poput javnog poziva za iskazivanje interesa ili podnošenja prijave, uz jasne smjernice za aplikante. Smjernice definišu ko može podnijeti prijavu, za kakvu vrstu podrške i šta se može raditi unutar projekta, tj. koje su aktivnosti prihvatljive. Prijavni obrazac obično prati dokumentacija poput registracionih dokumenata i finansijskih izvještaja, koji potvrđuju iskustvo i finansijske kapacitete aplikanta, sa nekim naznakama o ljudskim resursima, jer ovi dokumenti uključuju podatke o broju zaposlenih. Na osnovu podnesenih prijava i dokumenata, evaluaciona komisija procjenjuje da li su prijava i aplikant prihvatljivi za podršku. Ako jesu, potpisuje se ugovor koji precizno definiše obaveze ugovornih strana.
Uprkos svemu tome, što naizgled djeluje vrlo logično i sveobuhvatno, s vremena na vrijeme javljaju se poteškoće sa stvarnim učešćem strana koje su podnijele prijavu za podršku iz projekta. Zašto se to dešava, iako su svi zahtjevi i opisi podrške precizno definisani?
Registracioni dokumenti samo pokazuju da je aplikant pravno prihvatljiv, tj. registrovan u prihvatljivoj pravnoj formi, ali ništa više od toga.
Finansijski izvještaji daju jasnu sliku o finansijskom stanju aplikanta – kolika je njihova imovina, da li su u dugovima i slično. Međutim, oni ne daju informacije o tome šta aplikant namjerava da radi sa svojim novcem. Da, možemo reći da su podnijeli prijavu za učešće u projektu, svjesni obaveza kao što je sufinansiranje, i to je tačno. Ipak, ponekad se okolnosti promijene, pojave se novi prioriteti kojima se aplikant mora posvetiti. Ili jednostavno, aplikant promijeni mišljenje o učešću u projektu. Ponekad se, uprkos svim potpisanim dokumentima, učešće u projektu posmatralo samo kao jedna od opcija, bez iskrene i snažne posvećenosti. Ovo dovodi do problema u aktivnom učešću u sprovođenju projektnih aktivnosti i sufinansiranju, koje je neophodno za sprovođenje projekta. Tada sve zavisi od prirode projekta. Ako zahtjevi za aktivno učešće aplikanta nisu visoki, stvari mogu ići dobro. Na primjer, ako treba da kupe i instaliraju novu mašinu, to može proći bez poteškoća. Međutim, ako treba da učestvuju u razvoju softverskih rješenja, koja zahtijevaju višestruke iteracije rada sa provajderom usluga, vrlo je vjerovatno da će doći do problema.
Takođe, dokumentacija kao što su finansijski izvještaji pruža informacije o broju zaposlenih, a neka dokumentacija čak i o strukturi zaposlenih u smislu obrazovanja i iskustva. Ali, ne daje informacije o tome koliko su ti ljudi zauzeti drugim zadacima, što utiče na vrijeme koje mogu posvetiti učešću u projektu. Da ne pominjemo da ne postoji pokazatelj njihove zainteresovanosti i motivacije za učešće. Dakle, često sve djeluje dobro na površini, ali kako implementacija odmiče, problemi „ispod površine” počinju da se pojavljuju, otežavajući sprovođenje projekta.
I vjerovatno najteža stvar za razumjeti je zašto bi neko pristao na učešće u projektu ako nema jasnu sliku o zahtjevima implementacije i mogućim benefitima. Da, to je moguće, uprkos svim telefonskim pozivima, posjetama, mejlovima i promotivnim materijalima. Vi kontrolišete komunikaciju sa svoje strane, ali ne kontrolišete primaoca poruka i ne možete biti 100% sigurni u njihovo razumijevanje i prihvatanje. Dakle, može se desiti da aplikant nema jasnu ideju o benefitima projekta i zahtjevima potrebnim za postizanje tih benefita. Prema tome, mogu nastati problemi tokom implementacije, u svim oblicima aktivnog učešća aplikanta. Razlozi za to su različiti: okolnosti se mijenjaju, utičući na prioritete i kapacitete aplikanta – bilo ljudske ili finansijske – ili jednostavno mišljenje podnosioca promijeni se, što utiče na njihovu spremnost da rade na sprovođenju projekta.
Zbog svih ovih razloga, imamo slučajeve gdje se sufinansiranje od strane podnosioca odlaže, učešće njihovih zaposlenih nije pravovremeno i adekvatno, a čak i ako stignemo do kraja projekta i postignemo definisane rezultate, aplikant možda ne zna šta da radi sa tim, kako da kapitalizuje rezultate projekta i osigura održive benefite. U takvoj situaciji, uticaj i održivost su upitni, uprkos dobroj relevantnosti, efikasnosti i efektivnosti.
Kako riješiti ovaj problem?
Koliko god bilo teško, pokušaj da se u evaluacioni proces uključe kvalitativne dimenzije može biti dio rješenja. Posjetite kompaniju, razgovarajte sa zaposlenima, sagledajte stvarnu sliku. Razvijte evaluaciju koja uzima ovo u obzir, uz svijest o rizicima koje određena subjektivnost može donijeti. Na primjer, čak i ako uključimo posjete u proces evaluacije, možemo biti zavedeni nalazima tih posjeta. Možemo, recimo, vidjeti modernu opremu u fabrici i pomisliti da je to sposobna kompanija. Ipak, moderna oprema ne znači nužno i razvijene ljudske resurse. Takođe, može značiti da su investicije već obavljene, ostavljajući malo ili nimalo sredstava za nova poboljšanja. Neka dobra rješenja, viđena tokom posjete, mogu biti rezultat rada osobe koja je napustila kompaniju. Lista ide dalje. Potrebna je opreznost, ali su i benefiti mogući.
Takođe, trudite se da približite očekivanja i mogućnosti. Očekivanja aplikanta treba jasno razumjeti. Mogućnosti koje nudi projekat treba jasno komunicirati aplikantu. Ako je moguće, ponuda projekta može se prilagoditi identifikovanim očekivanjima, ali prostor za to obično je vrlo ograničen. Iako ni dobro razumijevanje očekivanja i mogućnosti sa obje strane nije garancija da će sve obaveze biti ispunjene, ovo djeluje kao solidna osnova za saradnju. Dakle, pažljivo slušajte potrebe i želje aplikanta, sve detaljno objasnite u prijavnom paketu (smjernice i obrasci), prezentujući prilike unutar projekta, provjerite razumijevanje i privucite stvarnu pažnju aplikanta u svim fazama projekta. Prikupite sve moguće podatke i informacije koje vam mogu pomoći da utvrdite da li je aplikant zaista spreman i sposoban da učestvuje u sprovođenju projekta. Pitanja o planovima aplikanta za naredni period mogu biti korisna za indikaciju stvarne namjere učešća, tj. postoji li realna potreba i volja za sprovođenje aktivnosti u okviru projekta. Održavajte otvorenu i dinamičnu komunikaciju tokom perioda implementacije, povezujući sve kapacitete i blagovremeno dijeleći informacije, čime se obezbjeđuje zamah tokom sprovođenja. Kontinuirano održavanje takve komunikacije, čak i u periodima između projekata, predstavlja izazov, ali može biti veoma korisno za planiranje i implementaciju novih projekata. Nakon završetka projekta, pružite aplikantima smjernice potrebne za postizanje održivog željenog uticaja. Povremeno razmatrajte iskustva i uvodite promjene – one će sigurno biti potrebne.
